8 zasad współpracy z drukarnią

8 błędów we współpracy z drukarnią

Zlecając druk, natkniemy się na wiele technicznych pytań, napotkamy parametry i oznaczenia, które niewiele będą nam mówić. Jak uniknąć błędów przy realizacji zleceń? Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę.


1. Wybór drukarni

Wiele osób, które zamawiają usługi poligraficzne, nie zastanawia się, czy dana drukarnia naprawdę jest najlepsza do tego konkretnego zlecenia. Byli kiedyś zadowoleni z wykonanych u kogoś wizytówek czy ulotek, więc tam też decydują się na druk katalogów. Tym sposobem drukarnia od wizytówek staje się pośrednikiem i wykonuje to zlecenie u jeszcze kogoś innego. Warto więc poświęcić czas na poszukanie odpowiedniego partnera, by choćby nie płacić za pośrednictwo.

Drukarnie z dużymi rolowymi heatsetowymi maszynami są odpowiednie dla czasopism, magazynów, katalogów czy broszur, ale nigdy nie powinny być brane pod uwagę, jeśli chcemy wydrukować małe nakłady materiałów promocyjnych. I odwrotnie - małe drukarnie nie będą w stanie sprostać realizacji dużych zamówień. Oprócz wielkości drukarni musimy też wziąć pod uwagę technologię druku oraz liczbę maszyn, tak aby w przypadku awarii jednej maszyny, drukarnia mogła zrealizować nasze zlecenie na innej maszynie. Warto się przyjrzeć, czy drukarnia pracuje całą dobę czy tylko na jedną zmianę. Czy drukarnia posiada automatyczny system przyjmowania plików i czy daje możliwość akceptacji plików on-line. Ma to bezpośredni wpływ na wygodę współpracy, terminowość a także na stronę ekonomiczną naszego zlecenia.

 

Czego warto się dowiedzieć?

- Jakimi i iloma maszynami dysponuje drukarnia?

- Czy są one odpowiednie do materiałów, które chcemy drukować?

- Jakie możliwości techniczne dają nam te maszyny i czy korzystając z nich możemy uzyskać dodatkowe oszczędności

- Czy drukarnia współpracuje z wieloma producentami papieru?

- Jaką jakość możemy uzyskać zlecając wybranej drukarni nasze prace?

- Jakie dodatkowe usługi może nam zapewnić drukarnia?

- Czy realizowała podobne zlecenia i może pochwalić się efektami? Poprośmy o przesłanie kilku przykładów zrealizowanych przez drukarnię prac

- Czy drukarnia jest elastyczna we współpracy i co będzie, jak opóźnimy się z plikami?

 

2. Specyfikacja - diabeł tkwi w szczegółach

Specyfikacja jest niezwykle istotna i nie można jej bagatelizować, ponieważ od tego, na ile będzie przemyślana i konkretna, zależy efekt końcowy i nasze zadowolenie. Specyfikacja daje też możliwość dokładnej wyceny pracy. Duże profesjonalne drukarnie oczekują określenia wszelkich parametrów technicznych dotyczących technologii druku, jego uszlachetnienia i wykończenia, ale również sposób pakowania i termin dostawy materiałów, który może wpłynąć na ostateczny koszt zlecenia.

Pamiętajmy – jeśli dopiero zaczynamy swoją przygodę z drukiem, warto to powiedzieć przedstawicielowi drukarni. Dobrze, żeby miał on świadomość, że musi dokładnie wytłumaczyć cały proces pracy nad zleceniem, opowiedzieć o specyfice każdej technologii, abyście potem nie byli zdziwieni, gdy otrzymacie 50 000 katalogów wykonanych na offsetowych maszynach rolowych a okładka będzie krótsza od środków. Dla osób zlecających wiele prac do drukarni krótsza okładka będzie oczywista przy łączeniu różnych technologii druku, ale dla początkującego ten efekt może być mocno zaskakujący.

 

O co należy zadbać?

- Zadawajmy drukarni nawet najdziwniejsze naszym zdaniem pytania – może nas to uchronić przed potencjalnym błędem powielonym w wielu tysiącach egzemplarzy naszej pracy

- Pomyślmy, czy nasza specyfikacja pozwala wyobrazić sobie nasz folder, katalog, magazyn.

- Skalkulujmy oszczędności - jeśli zdecydowalibyśmy się na niewielkie zmiany formatu i lepsze wykorzystanie arkuszy poligraficznych w przypadku druku arkuszowego lub w przypadku maszyn rolowych – pytajmy o możliwości techniczne maszyn rolowych i możliwych do osiągnięcia formatów.

- Sprawdźmy, czy opracowaliśmy już wszystkie detale zamówienia i że przedstawiciel drukarni rozumie je tak samo jak my.

- Pomyślmy o dostawie, sposobie zapakowania materiałów i zastanówmy się, jakie rozwiązania są dla nas najlepsze, by potem nie okazało się, że wpłynie to niekorzystnie na nasz budżet.

 

3. Odpowiedni papier

To jest niezwykle ważne, ponieważ od tego, jaki papier wybierzemy, przede wszystkim zależy, jaki produkt otrzymamy. Nie bagatelizujmy tej sprawy i nie kierujmy się tylko oszczędnością. Zaufajmy też drukarni, która ma najlepszą wiedzę na temat papierów. Może doradzić odpowiedni papier, który zapewni oczekiwany wygląd naszym materiałom. Nie zawsze warto redukować gramaturę czy klasę papieru, by koszty były niższe a praca straciła na estetyce.

 

Co sprawdzić?

- Poprośmy o próbki różnych papierów - jak wyglądają zadrukowane a jak niezadrukowane i jakie dają odczucia w dotyku.

- Rozmawiajmy z drukarnią o efekcie końcowym - jak rodzaj papiery może na niego wpłynąć.

- Przedyskutujmy to dokładnie zespołem i dopiero podejmijmy decyzję.

 

4. Bezpośredni kontakt ze zleceniobiorcą

Chętniej korzystamy z poczty elektronicznej, bo uważamy, że łatwiej i szybciej przebiega komunikacja. Nie zawsze jednak daje ona możliwość pełnego zrozumienia siebie nawzajem. Lepszym rozwiązaniem jest rozmowa lub jeszcze lepiej - spotkanie w drukarni. Szczególnie na początku naszych kontaktów z drukarnią, kiedy jeszcze omawiamy i precyzujemy specyfikację zlecenia. Pozwoli to uniknąć choćby niepełnego zrozumienia pojęć technicznych używanych w poligrafii. Łatwiej i szybciej dzięki bezpośredniemu kontaktowi poznać alternatywne rozwiązania dla naszego zlecenia, podjąć decyzje i doprecyzować wszelkie szczegóły nie tylko dotyczące druku, ale oczekiwań związanych choćby z dostawą.

 

Co warto zrobić?

- Znaleźć czas na spotkanie.

- Korzystać z telefonu zamiast tylko z poczty elektronicznej.

- Nauczyć się choć kilku pojęć z dziedziny poligrafii.

- Zapytać drukarnię o możliwość obejrzenia produkcji „na żywo”.

 

5. Pisemne potwierdzenie ustaleń

Rozmowy i spotkania powinny zakończyć się wysłaniem pisemnego zamówienia, w którym zawrzemy wszystkie ustalenia. Umowa jasno precyzuje zobowiązania obu stron i warunki współpracy. Powinna ona jasno określać to, czego oczekujemy od drukarni, jak i to, czego drukarnia oczekuje od nas. Może być jeszcze doprecyzowana i uzupełniana, jeśli zajdzie potrzeba. Tę rolę spełnia czasem gotowy formularz zamówienia, ale jeżeli uważamy, że coś jeszcze wymaga formy pisemnej, nie wahajmy się o tym powiedzieć. Kluczowe jest podpisanie tego dokumentu, lub potwierdzenie przyjęcia zamówienia - stanowi to podstawę prawną do egzekwowania swoich praw, jeżeli coś podczas realizacji zlecenia pójdzie nie tak. Jeśli zlecamy prace regularnie, warto byłoby pomyśleć o długofalowej umowie opisującej standardy serwisowe, które nas interesują.

 

O czym nie zapomnieć?

- Zaplanujmy projekty, które będziemy realizować w drukarni.

- Przejrzyjmy całą dokumentacje zamówienia i czytajmy specyfikację techniczną, normy techniczne czy ogólne warunki dostaw. I pytajmy, jeśli coś jest dla nas niezrozumiałe.

- Czy wszystko jest jasne i zrozumiałe? Czy może coś nadal wymaga doprecyzowania?

- Upewnijmy się, że druga strona też wszystko rozumie, poprośmy o potwierdzenie w formie pisemnej.

 

6. Monitorowanie zlecenia

Starajmy się w czasie realizacji zlecenia również być w kontakcie z drukarnią, by po prostu pokazać, że w razie wątpliwości, można jeszcze coś z nami ustalić, doprecyzować, przedyskutować. Może nie chodzi o sam druk, ale serwis, usługi dodatkowe, może tematy, o których nie pomyśleliśmy, gdy zajmowaliśmy się specyfikacją techniczną. Drukarnia, widząc nasze zainteresowanie własnym zleceniem, będzie też chciała zapewnić nam najwyższą jakości, serwis i obsługę.

 

Jak zadziałać?

- Kontaktujmy się z drukarnią, choćby po to, by dowiedzieć się, czy wszystko idzie zgodnie z harmonogramem.

- Poprośmy o wyznaczenie osoby, która będzie naszym opiekunem ze strony drukarni i zawsze będzie wiedziała na jakim etapie są prace. Profesjonalne drukarnie zapewniają osobę dedykowaną do obsługi naszej firmy, już na samym początku współpracy. 

 

7. Koszty dodatkowe

Pisaliśmy już wyżej o tym, że oprócz druku i papieru na realizację zlecenia w drukarni wpływają też inne czynniki, choćby dostawy. Warto jednak wziąć pod uwagę to, że niektóre rzeczy mogą zmienić się w połowie procesu produkcji. Zdarza się, że drukarnia, nie mając pełnej informacji na temat oczekiwań klienta, nie uprzedza o pewnych kosztach, które pojawiają się później. Być może intencje były dobre, ale koszty dodatkowe są. Pamiętajmy szczególnie przy długofalowych umowach o tym, że koszty surowców mogą się zmienić w trakcie współpracy. Zawsze dajmy sobie margines bezpieczeństwa finansowego i pytajmy o to otwarcie drukarnię.

 

Co doprecyzować?

- Upewnijmy się, że ustalenia dotyczące naszego zamówienia i poziomu obsługi są jasno określone włącznie z pakowaniem i wysyłką.

- Zabezpieczmy się odpowiednimi zapisami w umowie przed tym, by drukarnia mogła doliczyć dodatkowe opłaty bez uprzedniego uzgodnienia tego z nami.

 

8. Badanie rynku

Realizując zamówienia w jednej drukarni łatwo jest popaść w rutynę. Jest to dla nas i wygodne i bezpieczne. Czasem jednak warto ponownie rozeznać się na rynku i zorientować się, czy druga strona również nie traktuje nas rutynowo, choćby pod względem budżetowym. Nie chodzi o to, by od razu zrywać umowy lub co roku robić przetargi, ale pokazać, że na tyle orientujemy się na rynku usług, by być traktowanymi z należytą starannością. Renegocjacja umowy to żadna ujma i wiele profesjonalnych drukarni jest otwartych na rozmowy na każdym etapie współpracy, szczególnie tej długofalowej, ponieważ zadowoleni klienci długoterminowi są najlepszą wizytówką dla firmy w każdej branży. Oprócz rozmów o stronie finansowej zleceń to też zawsze okazja do poznania nowych rozwiązań technologicznych i możliwość, by nasze produkty poligraficzne były ciekawe i nowoczesne. Zadowolenie z dotychczasowych zleceń jest ważnym czynnikiem we współpracy z usługodawcą, ale nie powinno zwalniać nas z aktywnej współpracy.

 

Co robić?

- Poszukajmy potencjalnych dostawców usług.

- Zapytajmy o oferty i w ten sposób zebrane informacje uczyńmy podstawą do rozmów z dotychczasową drukarnią.

 

JAK WYBRAĆ DRUKARNIĘ, CZYLI CO ZBADAĆ:

- profesjonalizm podejścia do zawarcia kontraktu i specyfikacji zamówienia

- zaplecze maszynowe

- stabilność finansowa

- posiadane certyfikaty

- kontrola jakości procesu produkcji

- możliwość zarządzania kolorami

- pozycja rynkowa 

- sposób prowadzenia projektu i zasoby

- dodatkowe usługi oferowane przez drukarnię

- możliwości redukcji kosztów

- możliwość zarządzania zapasem papieru

- polityka ochrony środowiska

- plany w przypadku awarii

- aktualni klienci drukarni

Magazyn drukarni Elanders Printing&More, Nr 1, 10.04.2017

Bądź z nami w kontakcie